Plein phare sur la restitution loun

Votre client a changé d’adresse, il doit nous le signaler afin de continuer à recevoir nos correspondances (factures, courriers de fin de contrat, …) et modifier sa carte grise.

Comment faire ?

Envoyer une demande à Mobility Solutions par mail en indiquant une référence (n° de client, de SIREN, de contrat, …) et en joignant la copie d’un des documents suivants :

• Une copie de la carte grise recto/verso,
• Un extrait Kbis de moins de 3 mois pour les sociétés,
• Ou un extrait INSEE de moins de 3 mois pour les professions libérales,
• Ou un justificatif de domicile de moins de 3 mois pour les autres formes juridiques.

Dès que la modification sera effectuée, le locataire recevra un mandat d’immatriculation lui permettant de faire les démarches en toute autonomie sur le site internet de l’ANTS qui enverra l’autocollant avec la nouvelle adresse à apposer sur la carte grise originale. Si vous êtes titulaire d’un contrat LLD loueur, merci de nous faire parvenir l’autocollant en libre réponse à l’adresse suivante : VWFS-libre réponse 25925 78299 CROISSY SUR SEINE Cedex, dans une enveloppe sans affranchissement. Par la suite, nous vous adresserons la nouvelle copie légale de la carte grise mise à jour.

Votre client souhaite changer le compte bancaire sur lequel il est prélevé pour son contrat Mobility Solutions.

Comment faire ?

• Envoyer une demande écrite par mail, en indiquant une référence (n° de client, de contrat, de SIREN…) et en joignant le relevé d’identité bancaire (RIB, IBAN) du nouveau compte à prélever et en précisant la date de mise en place souhaitée.
• En retour, le demandeur reçoit une confirmation de la modification.

A savoir

• La demande doit être présentée au moins deux semaines avant la date de mise en place souhaitée.
• Le nouveau compte doit être au nom de la société locataire (qui figure au contrat de location).

Votre client souhaite transférer son contrat Fleet Solutions sur une autre société.

Comment faire ?

• Envoyer une demande écrite par mail en indiquant la date d’effet de transfert souhaitée, la référence du client actuel, le motif du transfert (par exemple fusion, cession du fonds de commerce, …) et joindre les pièces suivantes relatives au cessionnaire (repreneur potentiel du contrat) :
  • Une copie d’extrait Kbis ou Insee de moins de 3 mois,
  • Une copie de la pièce d’identité du gérant ou du représentant légal (recto/verso),
  • Une délégation de pouvoir dans le cas où le représentant légal n’apparait pas comme dirigeant sur le Kbis
  • Le dernier bilan, compte de résultat, et liasse fiscale complète,
  • Le R.I.B. à prélever (doit être au nom du repreneur),
  • Indiquer la référence du nouveau locataire souhaité s’il est déjà client Fleet Solutions (n° de client par exemple).
• Le demandeur reçoit l’acceptation ou le refus de transfert de la part de nos équipes en retour.
• Dans le cas où celui-ci serait accepté, des avenants sont adressés au locataire actuel. Ceux-ci devront être retournés signés par les 2 parties, avec la copie de la carte grise recto/verso. La bonne mise en place du transfert sera alors confirmée au demandeur, et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés adressera la carte grise modifiée au nouveau locataire.

A savoir

• Il n’est pas possible de transférer un contrat d’une société à un particulier ou inversement
• La date d’effet du transfert est le début d’une échéance (pas de transfert possible en cours de période facturée). A défaut il s’agira de la facturation suivant la mise en place du transfert.
• Des frais de gestion sont appliqués pour chaque contrat transféré (dégressifs en fonction du nombre de véhicules transférés en même temps), à régler par le nouveau locataire par prélèvement.
• S’il s’agit d’une société créée il y a moins de 18 mois, fournir en plus une situation intermédiaire, le dernier avis d’imposition du gérant, le C.V. du gérant.

Les contraventions sont habituellement envoyées au locataire du véhicule, identifié sur la carte grise. Néanmoins Mobility Solutions reçoit également des contraventions pour ses locataires. Que se passe-t-il pour le locataire ?

• A réception de la contravention, la société locataire (le client) est dénoncée au centre de traitement des amendes. Celui-ci s’adresse alors à la société, qui a l’obligation de s’acquitter de toute contravention se référant à une infraction survenue pendant la vie de son contrat.
• Si la contravention revient au propriétaire (VW Bank – Mobility Solutions) car elle n’a pas été réglée par la société locataire, Mobility Solutions peut être amené à payer le Trésor Public puis facturer la société locataire avec des frais de gestion.
• Pour les amendes provenant de pays étrangers, VW Bank
  • règle l’administration correspondante et refacture le client locataire,
  • OU transmet la contravention au locataire et prévient l’administration correspondante

La carte grise du véhicule d’un de vos clients a été égarée ou volée. Que doit-il faire ?

• Établir une déclaration de vol au commissariat ou à la gendarmerie ou générer une déclaration de perte sur le site du service public : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R1417.
• Adresser cette déclaration à Mobility Solutions par mail avec la copie de la carte grise.
• Le locataire recevra un mandat d’immatriculation lui permettant de faire les démarches en toute autonomie sur le site internet de l’ANTS. Si vous êtes titulaire d’un contrat LLD loueur, la carte grise sera transmise à VW Bank pour archivage et une copie légale vous sera envoyée.

A savoir :

• La déclaration de vol / perte permet de circuler pendant un mois sans certificat d’immatriculation.
• Pour plus d’informations, consulter les sites du Service Public.
• Des frais de gestion peuvent être facturés au client locataire par VWBK

Votre client a besoin d’informations pour ses déclarations auprès de l’Administration (Impôts).
Comment obtenir ces renseignements ?

• Contacter Mobility Solutions via nos formulaires en ligne ou par mail en précisant sa référence (n° de client, de contrat, d’immatriculation, …) et l’état souhaité (Amortissements non déductibles, Taxe sur les Véhicules de Société, Avantages en Nature)
• En retour le client reçoit un état des informations qui lui sont nécessaires (informations fournies à titre indicatif)

A savoir : Les états de T.V.S. et des Amortissements non déductibles sont envoyés automatiquement tous les ans. Ils peuvent néanmoins être fournis sur demande.

Votre client souhaite une information concernant son compte client ou un duplicata de facture.

• Nous fournissons ces éléments via nos formulaires en ligne ou par mail sur simple demande indiquant les références du client : n° de client et n° de facture, de prélèvement (la référence apparaissant sur le relevé bancaire commençant par R0), de contrat…
• Les factures de loyer comportent les informations suivantes : n° et date de facture, n° de compte à prélever, n° d’affaire (contrat), l’immatriculation et le n° de châssis du véhicule ainsi que la période et les montants facturés.

Votre client souhaite modifier la durée et/ou le kilométrage de son contrat de location Mobility Solutions (LLD uniquement). Que faire ?

• Demander au plus vite la modification du contrat par mail auprès de nos services.
  • Les demandes doivent être envoyées au moins 3 mois avant le terme du contrat (30 jours pour les prolongations = extension de la durée).
  • Si la prestation pneumatiques a été souscrite, bien indiquer le nouveau nombre de pneus total souhaité.
  • Pour vous assurer un retour rapide, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne ou redirigez votre client vers l’adresse suivante : https://mobility-solutions-volkswagengroup.fr/contact
• En retour et sous quelques jours, le demandeur reçoit une proposition chiffrée, à nous retourner pour validation avec cachet et signature (par mail). La proposition validée est à retourner sous 10 jours pour pouvoir être prise en compte.
• A réception, la modification est mise en place, une confirmation est envoyée et à la prochaine facturation le loyer est modifié selon les termes de la proposition validée.

A savoir :

• La démarche décrite concerne uniquement les produits de LLD (crédit-bail exclu).
• La durée du contrat doit être de 12 mois minimum au total, et ne peut excéder 60 mois maximum au total.
• Si le véhicule n’est pas restitué au terme prévu au contrat, ce dernier est prolongé automatiquement chaque mois – attention :
  • Les prestations seront assurées dans la mesure où le kilométrage reste proportionnel à celui du contrat (voir conditions dans « 3. La Fin de Contrat / 3.3 Prolongations automatiques »)
  • Mieux vaut donc modifier le contrat avant son terme !
• Le kilométrage maximum autorisé est de 200 000 kms pour les véhicules particuliers et de 300 000 kms pour les véhicules utilitaires.
• La proposition indique au locataire le montant des nouvelles mensualités, ainsi que le différentiel qui lui sera prélevé/remboursé le cas échéant : il s’agit de la régularisation de loyer pour la durée déjà écoulée au moment de la mise en place de la modification du contrat.

Spécificités de la LLD financière (= avec engagement de reprise distributeur) :

• Pour une LLD financière, le demandeur doit être le distributeur qui s’est engagé à reprendre le véhicule en fin de contrat. En effet :
  • La demande doit indiquer la nouvelle valeur résiduelle à considérer pour le calcul des nouveaux loyers. Vous pouvez faire vos demandes de modification de LLD financière ici.
  • La nouvelle proposition ne peut être validée que si Mobility Solutions reçoit le document validé par le client et le nouvel engagement de reprise fourni validé par le distributeur repreneur.
• De plus, les prolongations doivent être demandées au plus tard dans le dernier mois, sans quoi le contrat est susceptible d’être clôturé par une cession automatique avec prélèvement de la valeur résiduelle au distributeur.

Votre client souhaite ajouter ou modifier une prestation. Cela est possible selon les conditions indiquées ci-dessous, en adressant une demande par mail. Vous trouverez le détail de ces prestations dans les notices.

La maintenance

• L’ajout de la maintenance avec financement est possible à tout moment du contrat et sur simple demande par mail. Un rattrapage des échéances et une facturation rétroactive au début du contrat seront effectués.
• Pour la maintenance hors financement, la souscription n’est possible que dans les 90 jours après la livraison.
• Le remboursement éventuel des entretiens déjà payés par le client dans le réseau dans l’année civile en cours est possible (accord nécessaire de la Plate-forme technique VWFS).
• La prestation maintenance est recalculée à chaque modification de durée ou de kilométrage du contrat.

A savoir : il n’est pas possible de retirer la prestation du contrat de financement auquel elle est liée.

Les pneus

• La prestation pneus peut être ajoutée en cours de contrat avec financement sur simple demande.
• De la même façon le nombre de pneus prévus au contrat peut être révisé à la hausse sur demande.
• Le montant de la prestation est adapté en cas de changement de durée et kilométrage.

A savoir : la prestation pneus ne peut être proposée qu’avec une prestation de maintenance, des pneus hiver peuvent être ajoutés uniquement si des pneus été sont aussi au contrat avec financement. Un rattrapage des échéances et une facturation rétroactive au début du contrat seront effectués. La prestation souscrite ne peut être retirée en cours de contrat.

Le véhicule de remplacement

• La prestation véhicule de remplacement peut être ajoutée en cours de contrat, avec facturation rétroactive au début de contrat.
• L’option choisie peut également être modifiée en cours de contrat. Dans ce cas le montant de la prestation est adapté.
• La prestation ne peut être retirée en cours de contrat

A savoir : les VDR pris avant la souscription ne sont pas pris en charge.

La carte carburant

• La carte carburant peut être souscrite à n’importe quel moment du contrat.
• Des frais de gestion sont alors facturés tous les mois. Un dépôt de garantie est également demandé.
• Les coûts liés aux consommations et aux cartes fournies sont facturés par VWFS.

A savoir : Il est possible de souscrire au télépéage en même temps qu’à la prestation carburant. La souscription à la carte carburant nécessite de compléter un formulaire d’adhésion, qui sera fourni sur demande.

L’assurance

• Mobility Solutions propose une prestation perte financière

A savoir :

• La perte financière couvre la différence entre la valeur à dire de l’expert et le montant réclamé par le propriétaire du véhicule en cas de sinistre total, vol, véhicule détruit par incendie. Si la perte financière est souscrite avec le contrat de location, elle ne pourra être résiliée qu’avec accord de VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES, et seulement à compter de la 13ème échéance.
• Une attestation du précédent assureur du client peut être demandée.

a) LLD Loueur (reprise Mobility Solutions Volkswagen Group) – restitution à terme

Mobility Solutions informe par courrier le client du terme du contrat (3 mois et 1 mois avant la date de fin de contrat). L’objectif est de préparer le renouvellement du véhicule et sa restitution. Comment procéder pour réussir sa restitution ?

• A réception du 1er courrier, le client contacte son distributeur pour faire un point sur le renouvellement du véhicule.
• Un rendez-vous pour faire le tour du véhicule à restituer s’impose, il permettra de :
  • Sensibiliser le client sur les éventuels dommages qui pourraient lui être facturés (voir guide de restitution Mobility Solutions disponible sur https://mobility-solutions-volkswagengroup.fr/mon-espace-client/restitution
  • Lui proposer éventuellement une remise en état avant de rendre le véhicule.
• Dès que la date de livraison du nouveau véhicule est convenue, le client (ou le distributeur) contacte MACADAM au moins 15 jours avant la date de restitution pour qu’un inspecteur soit présent le jour de la restitution. Par téléphone : 01 79 95 11 16 ou en ligne : https://mobility-solutions-volkswagengroup.fr/espace-reseau/restitution-loun
• Le jour de la restitution et à l’horaire convenu avec l’inspecteur, client et distributeur signent un procès-verbal qui permettra de clore le contrat de location. L’inspecteur évalue les dommages présents sur le véhicule, y compris ceux qui ne sont pas facturables.
• Aucune réparation ne doit être effectuée après la restitution du véhicule (ou être en cours au moment de la restitution : toute réparation doit avoir été effectuée en amont).
• Les clés, doubles de clé et la carte grise originale doivent impérativement être restitués en même temps que le véhicule. A défaut, le client sera facturé.

A savoir :

• Les informations sont envoyées par l’inspecteur à Mobility Solutions, qui procède à l’arrêt du contrat et à la facturation des éventuels frais de remise en état et de kilomètres supplémentaires.
• Contrôle technique et situation administrative du véhicule doivent être à jour (contraventions réglées,…).
• En l’absence d’un procès-verbal de restitution signé par le distributeur et le locataire, le contrat de location ne peut être arrêté.
• Pas d’autre démarche à faire.
• En cas d’oubli de la carte grise le jour de la restitution, l’envoyer au plus vite à :
  DEKRA Automotive Solutions Back Office Defleet VW Bank RDC – Porte G Rue de la Boursidière 92350 Le Plessis-Robinson

b) Restituer son véhicule par anticipation

La démarche est la même que pour une restitution à terme : arrêt du contrat grâce au procès-verbal de restitution et inspection du véhicule par MACADAM. A savoir :

• Attention, le kilométrage autorisé à la restitution est calculé au prorata de la durée effective du contrat.
• Des indemnités de rupture anticipée sont facturées au locataire lorsque celui-ci restitue son véhicule avant le terme de son contrat de location, selon le calcul indiqué dans les Conditions Générales Mobility Solutions.
• Le montant de ces indemnités peut être estimé sur simple demande en ligne https://mobility-solutions-volkswagengroup.fr/mon-espace-client
• Le montant facturé à la restitution correspondra bien entendu à la date effective de fin du contrat.

c) Cas de la LLD financière (reprise distributeur)

• A l’attention des distributeurs : attention à bien prévoir de contacter le client en amont pour qu’il ramène le véhicule au terme du contrat.
• Dans le cas d’une LLD financière, le montant de l’engagement de reprise est prélevé automatiquement au distributeur correspondant dans le mois qui suit le terme du contrat.
• Il est possible, sur demande, d’être prélevé avant en cas de restitution anticipée.
• C’est au distributeur de récupérer son véhicule auprès du locataire et de le facturer des éventuelles dévalorisations non prévues telles que kilométrage excédentaire, dommages au véhicule…
• Il n’y a pas de procédure de restitution Mobility Solutions : pas de P.V. de restitution à envoyer, pas d’inspection du véhicule par Mobility Solutions.

Le cas de la LLDN est décrit dans le paragraphe précédent (3.1 La restitution).

Pour le crédit-bail, le contrat prévoit une cession au locataire en fin de contrat, par prélèvement de l’option d’achat.

Un distributeur de marque VGF peut toutefois reprendre le véhicule à sa place, s’il se désiste de l’option d’achat.

En LOUN, si le contrat prévoit une restitution à VWFS, un distributeur de marque VGF peut toutefois choisir de racheter le véhicule sans processus de restitution, ce qui arrête le contrat pour le locataire.

Vous pouvez demander le prix d’achat du véhicule via le module Faire une demande.

Vous trouverez une synthèse des différents cas dans le module Fin de contrat.

• Une fois le rachat validé, l’acheteur reçoit une facture et un certificat de cession (envoi automatique par courrier 2 semaines après le règlement du véhicule, sauf si l’acheteur est un distributeur de marque du groupe VGF – dans ce cas l’envoi est immédiat).
• Avec ces documents, l’acheteur doit faire modifier la carte grise pour la mettre à son nom.
• Le contrat de location s’arrête. Les loyers ne seront plus facturés.

A savoir :

• La cession du véhicule étant « en l’état », aucun frais de remise en état ne sera facturé au locataire, mais des kilomètres excédentaires pourront lui être facturés au titre de la maintenance si la prestation avait été souscrite
• Les véhicules ne peuvent être vendus qu’au réseau de marque VGF, sauf dans le cas du crédit-bail, qui prévoit un achat par le locataire.
• Les véhicules ne peuvent être cédés qu’après un minimum de 9 mois de location/crédit-bail.
• L’acheteur a un mois pour faire modifier la carte grise. Pour plus d’informations, consulter les sites du Service Public.

Concerne : Contrat LOUN (LLD Loueur) avec besoin de conserver le véhicule entre 1 et 6 mois de plus. Le kilométrage du véhicule doit rester dans le prorata de ce qui est prévu au contrat (ex : si 36/90000, alors fonctionne pour aller jusqu’à 42 mois avec (90000/36)x42 = 105000kms, pas plus sinon kms excédentaires) Principe : Le contrat est prolongé automatiquement (tacite reconduction) tous les mois par le système, avec le même loyer, prestations incluses. En cas de prestation maintenance, la maintenance est prise en charge dans les conditions habituelles, si le kilométrage est bien dans le prorata comme indiqué plus haut (+/- 15%). En cas de prestation pneumatiques, prise en charge dans la limite du compteur pneus au contrat non encore utilisés. Attention : si dérive km ou besoin de prolonger plus longtemps, alors demander une modification de contrat. La tolérance de 5% s’appliquera à la restitution comme d’habitude.

Un sinistre total (vol, épave, incendie) du véhicule doit être déclaré via le formulaire suivant : https://www.vwfs.fr/espace-client/nos-formulaires/Declaration-de-sinistre-vehicule.html. La carte grise du véhicule doit être envoyée au plus vite à l’adresse suivante : VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES Service Relation Clientèle 11 Avenue de Boursonne BP 61 02 601 Villers-Cotterêts Cedex VWFS contactera le client pour lui indiquer les étapes suivantes.